Tips « MARKER PRODUCTION

aku mau bagi-bagi tips utuk step-step dalam membuat sebuah acara atau sebuah event.
baik exhibition (pameran), festival, bazaar, dll.

aku ga tahu kalau orang lain merancang dengan cara bagaimana, tapi aku sih caranya seperti begini dibawah ini. (please corect me, if i’m wrong) atau tolong bantu aku kalau ada cara yang kurang sempurna / punya cara yang lebih baik…

supaya simple… (dan supaya kamu mudah membacanya) aku rangkumkan dulu apa yang mau dibahas….
yang mau diangkat Produk apa?
Acara / Jadwal Acara / Rundown
Perlombaan / kontes / audisi
Hadiah / doorprize / lucky draw
Target visitor / pengunjung
Peserta, tenant, dll
FloorPlan / Zoning
Equipment : Panggung / Sound-System / Lighting / dll.
PIC
RAB (Rencana Anggaran Biaya) / Budgeting
Sponsorship (jika ada)
Proposal
detailnya:
yang mau diangkat Produk apa?
nah, baru aku mulai ngarang mengenai produk apa yang pantas ditawarkan kepada JAGAD RAYA ( maksudku: publik/pasar hehehe ).

Acara / Jadwal Acara / Rundown
aku memulai dari membuat konsep. acaranya seperti apa, ‘tema’nya seperti apa. lalu goes to detail… ke jadwal acara (rundown acara)

Perlombaan / kontes / audisi
sebenarnya konteks ini masih termasuk dalam kategori ‘acara’. tapi bentuk kegiatan ini adalah momen (salah satu momen lebih tepatnya) untuk menjembatani jarak antara audience (visitor) dan penyelenggara.

Hadiah / doorprize / lucky draw
ini juga sebenarnya masih dalam konteks poin no. 1 diatas. tetapi ini juga yang memiliki daya tarik bagi visitor.

Target visitor / pengunjung
acara / event ini ditujukan pada siapa? bahasa bagusnya: siapa segmen yang kita tuju?

Peserta, tenant, dll
biasanya setelah poin-poin diatas terpenuhi barulah *biasanya aku lebih bisa menjawab kalau sedang progress *inviting peserta / tenant dan pihak sponsor melalui alat yang namanya *proposal. tapi sampai pada step ini , aku belum bikin proposal.

FloorPlan / Zoning
semua poin-poin yang diatas barulah angan-angan, supaya lebih *nginjak bumi*. kita harus membuat FloorPlan / Zoning

Equipment : Panggung / Sound-System / Lighting / dll.
semua poin diatas, tentu memerlukan perlengkapan dan peralatan. kita harus membuat daftar keprluan mengenai hal itu. buatlah dulu yang simple aja. jangan berpikir rumit. semacam membuat garis besar terlebih dahulu barulah detail untuk berikutnya.

PIC
Person In Charge. sebetulnya poin ini adalah semacam struktur organisasi. tetapi bagi-bagi tugas memang teramat penting. menunjuk tim EO (event organizer) sebagai tim suksesnya. walaupun kita mungkin memakai EO Outsourcing ,Tim EO ini mesti dibangun di dalam intern kamu.

RAB (Rencana Anggaran Biaya) / Budgeting
Barulah sekarang kita membuat anggaran.

Sponsorship (jika ada)
Poin ini sangat penting atau tidak terlalu penting menurutku. kenapa penting? tentu sudah tahu jawabannya. tetapi berdasarkan pengalaman, aku sering melihat hal inilah yang sering menjadi topik utama. Lalu kenapa aku juga menyebut tidak terlalu penting? karena juga berdasarkan pengalaman bahwa sebuah event dapat berlangsung mandiri dimana jika sebuah program yang solid dapat berdiri atas kekuatan peserta / tenant dan beberapa diantaranya malah dari pengunjung / visitor. malahan acara yang bagus mengundang sponsor berebut.

Proposal
sebuah proposal yang mencantumkan semua detail diatas, termasuk benefit bagi peserta dan pengunjung juga persyaratan ke-ikutserta-an. simple will be better. singkat, sederhana lebih mudah dibaca dan dimengerti. pastikan menggunakan sesedikit mungkin kerumitan dan kata-kata sulit dan panjang, namun tetap detail.

Pendukung kesuksesan
Database undangan / konsumen / visitor / buyer
ini yang paling sering dilupakan. tapi paling penting.

strategi dan media dan promosi
pastikan apa yang ingin diberitakan / dikomunikasikan sampai kepada siapa yang seharusnya mendengar / mengetahui

Unsur Needs bagi Visitor